Managementlessen uit Botswana

Ik ben net terug van een fantastische reis. Met mijn gezin trok ik de afgelopen maand door Botswana. Een bijzondere gebeurtenis tijdens deze reis was dat ik een Kgotla mocht bijwonen: een afrikaanse volksraadpleging, In mijn dagelijkse werk gebruik ik basiselementen uit de Kgotla, die oorspronkelijk dus uit Botswana komt. Een verslag van een memorabel moment tijdens een indrukwekkende reis.

Ubuntu: verbondenheid

Botswana profileert zich als ‘Proud en United’. Dat merk en voel je overal. Het land heeft een rijke cultuur die in de loop van de geschiedenis haar sterk inheemse identiteit heeft behouden. De basis van de cultuur van Botswana is gebaseerd op ubuntu. Het idee van ubuntu is dat mensen tot een grote, gedeelde gemeenschap behoren, waarin iedereen verbonden is met alle anderen. Als individu besta je bij de gratie van anderen. Belangrijke elementen van de samenleving zijn de besluitvorming in de gemeenschap en het tonen van respect voor ouderen. Een onderdeel van deze gemeenschappelijke besluitvorming is de Kgotla die in de traditionele steden regelmatig wordt gehouden. Een Kgotla lijkt op een stadsvergaderzaal en dient als de plek waar inwoners van de stad hun mening en gevoelens kunnen uiten over acties die de toekomst van de gemeenschap zullen beïnvloeden.

Inspraak door Kgotla

In Maun – de hoofdplaats in het noordwesten van Botswana – mocht ik samen met mijn dochter een traditionele Kgotla bijwonen. De Kgotla gebruik ik veel in mijn werk als vorm om inspraak te organiseren. Door deze vorm van inspraak zorg je ervoor dat iedereen gehoord wordt, met respect en instandhouding van de bestaande hiërarchische verhoudingen. De Kgotla is de basis voor deze overlegvorm en komt dus oorspronkelijk uit Botswana. Je snapt dat ik zo’n Kgotla wel eens mee wilde maken. Allereerst viel het niet mee om dit voor elkaar te krijgen. Zo’n vraag hadden ze nog nooit van een toerist gekregen en het was ook zeker niet de bedoeling om toeristen hieraan te laten deelnemen. Toen ik vertelde dat de reden van mijn verzoek was dat ik de Kgotla in mijn werk gebruikte, stonden ze direct voor mijn verzoek open. Een vrouw die ik ontmoet had en die goed Engels sprak, wilde met me meegaan om te vertalen.

Een bijzondere bijeenkomst

De Kgotla vond plaats in een shelter, een grote, open rietgedekte hut. In deze shelter stond een podium waarop de chiefs, een begeleider (de facilitator) en een gast hadden plaatsgenomen. Een bonte verzameling mensen stroomde binnen: jong, oud, man en vrouw. Toen er geen plek meer was in de shelter, verzamelden de mensen zich onder de bomen die net buiten de shelter stonden. De Kgotla begon en iedereen stond op om het volkslied te zingen. Geen bescheiden gemurmel zoals wij nog wel eens doen, maar zingen uit volle borst, met passie en bevlogenheid. Daarna stond iemand op die een gebed voordroeg en vervolgens opende de chief de bijeenkomst.

Zo werkt een Kgotla

Deze Kgotla ging over hoe ze ervoor konden zorgen dat er minder vee werd gestolen. Daarvoor was iemand uit Gaborone (de hoofdstad van Botswana) uitgenodigd die zijn ervaringen uiteen zou zetten. Dat deed hij uitvoerig gedurende anderhalf uur. Vervolgens was er tijd voor het delen van ervaringen, meningen en vragen. Vanuit verschillende invalshoeken werden verhalen verteld. Vervolgens werd iedere vraag apart beantwoord en op iedere mening werd gereageerd. Deze Kgotla ging niet over het nemen van een besluit, maar was georganiseerd om de gemeenschap en ervaringen van elders te horen, om er gezamenlijk wijzer van te worden. Dus een inclusief gesprek waarbij alle stemmen werden gehoord. De bijeenkomst werd ook weer afgerond met een aantal rituelen. Tot slot sloot de Chief af en bedankte iedereen voor zijn inbreng.

In gesprek met de chief

Ik kreeg van mijn tolk te horen dat de chief na de Kgotla tijd voor mij had vrij gemaakt, omdat hij me graag wilde ontmoeten. En zo geschiedde. In een klein kantoor zat ik op een diepe bank, waardoor ik opkeek tegen een enorm bureau met daarachter de chief. We hebben gepraat over inspraak en democratie. En natuurlijk over de verschillen tussen Botswana en het westen. Toen moest hij weer verder, maar niet voordat hij uitgebreid met ons op de foto was geweest. Daarbij sloot ook een andere chief aan.

Lessen van de Kgotla

Het bijwonen van deze Kgotla was een ervaring om nooit te vergeten. Ik vond het indrukwekkend om de kracht van een Kgotla in zo’n grote gemeenschap te mogen ervaren. Uit een Kgotla kunnen we een aantal lessen leren:

1. Het heeft zin om alle meningen, invalshoeken en ideeën te horen. Dat maakt het besluit rijker.
2. Neem de tijdom naar alle meningen, invalshoeken en ideeën te luisteren.
3. Het is mogelijk om alle betrokkenen te horen, zelfs mét behoud van de bestaande hiërarchie. De leider beslist.
4. Heb respect voor de bestaande hiërarchieën.
5. Rituelen geven verbondenheid en hebben een functie.
6. Geef ruimte aan verschillende uitingsvormen zoals religie, muziek en dans.

Open deur of toch niet?

Deze lessen lijken misschien open deuren, maar bedenk maar eens in hoeveel gesprekken, overleggen en vergaderingen deze lessen geschonden worden. Wordt er daadwerkelijk tijd gemaakt om álle meningen, invalshoeken en ideeën te inventariseren? Luistert iedereen oprecht en aandachtig? Is er respect voor elkaar? Voelt iedereen onderlinge verbondenheid? Staan jullie open voor nieuwe vormen van overleg? Veel te vaak worden deze lessen niet toegepast, waardoor samenwerking en besluitvorming vastlopen. In zo’n geval roepen organisaties mijn hulp in om dit weer werkbaar te maken.

Kampvuurgesprek

In mijn werk binnen organisaties gebruik ik het ‘kampvuurgesprek’ om gesprekken te voeren en besluiten te nemen. De essentie is dat je ervoor zorgt dat je ‘the whole system in the room’ hebt. Dat wil zeggen dat iedereen aanwezig is én dat alle stemmen worden gehoord. Daarbij houd je nog steeds rekening met bestaande hiërarchieën en kan de leider ter plekke een weloverwogen besluit nemen. Het verschil met een normaal overleg is dat je bewust naar álle meningen en overtuigingen luistert en erop reageert, voordat je een besluit neemt. Een mooie samensmelting van de Kgotla, whole scale change en Deep Democracy.

 

Op 10 oktober organiseer ik een gratis Proeverij Deep Democracy. De naam zegt het al: in 2 uur geef ik je een voorproefje van deze andere kijk op besluitvorming en groepsdynamiek. Met eenvoudige oefeningen laat ik je zien hoe de toepassing ervan werkt. Gewoon om het eens te ervaren. Een inspirerende én interactieve bijeenkomst! Interesse? Lees dan even verder.