Flow in je werk: vind het juiste tempo door te versnellen én te vertragen

Het lijkt erop we met z’n allen alles steeds sneller willen doen. Reizen gaat sneller, lezen gaat sneller en zelfs eten gaat sneller (niet voor niets wordt fastfood zo genoemd; even snel tussendoor). En het schijnt dat wij als mensen door de tijd heen zelfs sneller zijn gaan praten. Wat nodig is, is vertraging. Vertragen om bewust van dingen te genieten, zonder haast. Moeten we dan allemaal de slome versie van onszelf worden, of blijft snelheid noodzakelijk?

Meer en sneller

Wat ik veel zie in organisaties, of het nu profit, non-profit, de onderwijsbranche, zorgsector of zakelijke dienstverlening is, alles moet meer en alles moet sneller. Natuurlijk draagt de digitalisering daaraan bij. Als je e-mail krijgt of een WhatsApp-bericht, gaan de meesten ervan uit dat er direct antwoord komt. We nemen nog maar weinig tijd om echt aandacht aan elkaar te geven, om stil te staan bij de dingen die ertoe doen. Yoga en mindfulness vieren hoogtijdagen. Waarom? Omdat we stiekem toch verlangen naar en behoefte hebben aan vertraging in organisaties. Maar ik zie dat vele organisaties geen idee hebben hóe ze dat dan moeten bewerkstelligen. Er is toch een toko te draaien, er ligt een enorme opgave waaraan we moeten voldoen, alles draait wel gewoon door. We moeten met minder mensen meer voor elkaar krijgen. En vanuit die continue actiestand (we moeten, moeten, moeten) ontstaan dan allemaal stressgerelateerde klachten, als burn out, ziekte en langdurige uitval.

Over de zomer heen

Ook nu het echt zomer wordt en de temperaturen in de laatste weken af en toe boven de 30 graden uitkwamen, had Nederland moeite het tempo aan te passen. Tegelijkertijd zie ik wel het tempo in organisaties veranderen. Afspraken, projecten en bijeenkomsten worden ‘over de zomer heen getild’, besluiten worden vooruit geschoven en deadlines verplaatst naar de toekomst.

Sabotage

Dat kan zijn omdat iedereen het tempo aan het afbouwen is, maar dat hoeft niet zo te zijn. Een project of bijeenkomst verschuiven kan heel slim en nuttig zijn, maar kan ook een vorm van sabotage zijn. Het kan een reden zijn om niet te doen wat je ook eigenlijk niet wilt. Om dat gesprek niet te voeren dat je eigenlijk ook doodeng vindt, om een bijeenkomst niet te plannen terwijl je eigenlijk gewoon niet zo goed weet wat de nut en noodzaak hiervan is. Maar dat zeggen we niet. We zeggen dan iets heel anders. En dat maakt het er allemaal niet duidelijker op, niet effectiever, niet efficiënter en zeker niet leuker.

Effectiever vergaderen

Dus we werken ons allemaal de blubber het hele jaar om vervolgens in de vakanties compleet in te storten. Dat kan beter. Laten we eens kijken of we structureel anders met tijd kunnen omgaan. Er kan veel behaald worden door met elkaar minder, effectiever en anders te vergaderen.

• Voer eens een kampvuurgesprek in plaats van een standaard vergadering
• Laat de agenda weg en bepaal met elkaar wat er die dag belangrijk is om het over te hebben
• Voer échte gesprekken met elkaar, desnoods buiten kantoor

Vind het juiste tempo

Belangrijk is dat je op het goede moment het juiste tempo kiest. Als ik aan het werk ben en ik zit er heerlijk ‘helemaal in’, dan is dat niet het juiste moment om te stoppen. Dan wil ik die fijne flow waarin ik zit juist behouden. Maar als het niet lekker gaat en ik overweldigd word door de hoeveelheid werk die er op mij afkomt, dan is het juist wél goed om even te vertragen.

Doorsjezen of rusten?

Het is hetzelfde als wanneer je in je auto stapt. Je sjeest niet de hele weg 130 kilometer per uur. Soms sta je even stil, ga je (bij)tanken, of je rust uit op een parkeerplaats voordat je weer de weg op gaat. Maar als je lekker opschiet, zet je je auto niet aan de kant, je reist lekker verder. Jakker je maar door, terwijl je eigenlijk doodmoe bent? Dan wordt het gevaarlijk: als je niet uitkijkt put je jezelf uit en voordat je het weet maak je ongelukken.

Afwisseling is de sleutel

Wat is dan wijsheid? Dat je vertragen en versnellen afwisselt. Je bent alleen maar in staat om af en toe te versnellen, als je ook vertragingsmomenten voor jezelf inbouwt. Kijk dus eens naar je planning en je agenda: plan jij ook momenten in om te vertragen? Nee? Dan heb ik een paar tips voor je.

Tips om te vertragen

• Eet je lunch niet achter je bureau, maar ga eens lunchen met die collega die je bijna nooit spreekt en waarvan je weet dat het niet zo goed met hem gaat.
• Stel jezelf tijdens het verwerken van je inbox de vraag of je überhaupt wat met de mail die je voor je hebt wilt doen. Als je jezelf die vraag niet stelt, kun je namelijk te snel in de actie schieten.
• Neem eens tijd voor een collega die binnenloopt en vraag eens hoe het nu écht met hem of haar gaat.
• Plan tijd in voor een wekelijks onderhoud met jezelf. Dit is de ultieme vertraagtijd. Je staat stil bij wat je eigenlijk allemaal aan het doen bent. Maak ik nog vooruitgang? Past het nog wel binnen in mijn doelen?
• Laat je mailbox tot 11 uur ’s morgens dicht: werk eerst aan de taken die jij belangrijk vindt, zonder dat je afgeleid wordt door vragen, opdrachten en berichten van anderen.
• Probeer je mobiele telefoon uiterlijk twee uur voordat je gaat slapen weg te leggen. Niet alleen omdat schermlicht niet bevorderlijk is voor je nachtrust. Ook omdat mailtjes, whatsappjes en social media je onherroepelijk weer in de alerte modus krijgen. Gun je lijf én je hoofd rust. Morgen is er weer een dag.
• Maak een weekplanning waarin je ook vrije tijd voor jezelf plant; kies bij voorkeur een activiteit waarvan jij echt ontspant, daarvan krijg je weer energie.
• Staat beweging nog op je to-do lijstje? Het is een activiteit die bij velen als eerste van het lijstje wordt geschrapt. Zonde! Juist als je fysiek bezig bent, maakt je lichaam endorfine (zgn. geluksstofjes) aan en bewegen maakt je hoofd lekker leeg. Een opgeruimd hoofd geeft energie en ontspanning als je daarna weer aan het werk gaat.

Tijd voor reflectie

Hopelijk heb je straks ook vakantie, de ideale reflectietijd. Zo’n vakantie kent over het algemeen verschillende fasen:

Week 1 – loslaten

Week 2 – bijkomen

Week 3 – energie krijgen

Week 4 – relativeren

Nu heeft niet iedereen de gelegenheid om vier weken vakantie te nemen, maar het zou wel goed zijn. Om na die tijd weer energieke, vitale mensen in je organisatie te hebben die vanuit flow aan de slag kunnen om mooie resultaten neer te zetten. Wat ga jij doen om meer flow te ervaren?